El e-procurement o aprovisionamiento electrónico, como un procedimiento en donde se utiliza la tecnología para contratar, puede suponer una ventaja competitiva para las empresas a la hora de contratar productos y servicios. Y todo ello gracias al avance tecnológico en cuanto a las comunicaciones y procesamiento de la información, que permite agilizar y mejorar las operaciones de compra, al permitir conocer que demanda la compañía en cada momento, publicitar que se quiere comprar o contratar, facilitar la concurrencia de diferentes proveedores y ofertas; y posibilitar incluso la existencia de subastas a la hora de adjudicar los contratos. Todo ello gracias a la automatización de los procedimientos de compra-venta en las empresas.

Teniendo en cuenta las diferentes etapas en la realización de una compra en una empresa, como pueden ser: solicitud de compra, aprobación de la solicitud, tramitación, elección del proveedor, la oferta, su evaluación, aprobación de la compra, entrega de la compra, recepción, gestión de la factura y pago. El agilizar estos trámites y simplificar su flujo, mediante procedimientos de e-procurement revertirán en un menor coste para la empresa, aunque solo sea por el tiempo invertido.

Aunque pueda haber cierta reticencia al utilizar estos procedimientos de contratación, con procedimientos electrónicos y a distancia en donde no hay contacto entre las partes, ya que se pierde el componente de negociación cara a cara, algo habitual en la relación directa y personal entre el proveedor y el cliente. Lo cual conlleva a plantearse que productos o servicios debemos incluir en el e-procurement a la hora de contratar, para evitar la perdida de ofertas o demandas que pueden conseguirse con el contacto directo entre el proveedor y el cliente. Y dado que la pretensión en un procedimiento automatizado de contratación es la agilidad y la reducción de tiempo y coste, para ciertas operaciones, este nuevo sistema, no debe suponer una perdida de oportunidad de compra o una contratación deficitaria.

Esta implantación de las plataformas para contratar los productos y servicios, ayudados por la infraestructura informática, no debe dejar de lado la existencia de un contrato, donde se recojan las estipulaciones y condiciones de la operación realizada. Ya sea por la exigencia legal de elaborar dicho contrato, para incluir en éste determinados acuerdos o estipulaciones, o por los propios intereses de las partes que contratan. En los casos de procedimientos automatizados de contratación rígidos y poco flexibles en cuanto a las posibilidades de negociación del contrato, podremos estar ante un contrato de adhesión, en donde las condiciones del contrato vienen determinadas por alguna de las partes, teniendo la otra que aceptarlas si posibilidad de cambio o modificación, lo cual no impide que determinadas cláusulas del contrato, aún en el caso de ser aceptadas por una de las partes, no pueden declararse nulas o sin efecto, si contradicen la ley.

En cuanto a la infraestructura utilizada para implantar este sistema de e-procurement, puede utilizarse un producto ya elaborado y desarrollado, que se adquiera como un paquete o herramienta estándar, aunque algunos elementos de dicho producto se adecuen para el cliente. O por el contrario puede desarrollarse una infraestructura o herramienta desde cero y a medida del cliente. Entre una u otra de estas opciones, paquete estándar o a medida, la titularidad del mismo es algo importante. Dado que si en un paquete estándar se comprará una licencia de uso de dicho software, proceso o herramienta, manteniendo la titularidad del mismo el proveedor que suministra dicho paquete estándar, y estando a expensas de las actualizaciones, versiones, modificación o mejoras que realice el proveedor para implementarlas el cliente. Mientras que en el desarrollo a medida podrá adquirir el cliente la titularidad del mismo, y con ello, poder llevar a cabo las modificaciones y mejoras que estime o considere, sin depender de quien realizo el producto.

En cuanto al procedimiento de contratación electrónica con e-procurement se debe tener en cuenta la legislación que regula la contratación online, entre ella la que regula los servicios de la sociedad de la información y la normativa sobre contratación pública si quien contrata es una entidad obligada a seguir los procedimientos de contratación de la administración pública. Si bien, para el caso de la contratación electrónica en donde ninguna de las partes sea un consumidor, ciertos requisitos impuestos en la normativa sobre comercio electrónico se pueden obviar, siempre que las partes del contrato se pongan de acuerdo en no cumplir ciertas obligaciones de esta normativa. Como la obligación de facilitar cierta información previa a la contratación, seguir un determinado procedimiento de compra electrónica o la de suministrar una vez realizada la compra-venta determinada información al comprador.

En cuanto al procedimiento en si de la automatización de la contratación por la empresa hay determinadas cuestiones que podemos comentar. En cuanto a la lista de proveedores incluidos en el procedimiento, a quien solicitar ofertas o de quien recibir éstas, conviene establecer un procedimiento de alta o registro de proveedores en donde no quede duda de la identidad y autenticidad del proveedor o de la persona que representa o actúa en nombre del proveedor. Con el fin de que no haya dudas con quien se contrata o, en el caso de algún incumplimiento por parte del proveedor, saber a quien reclamar o demandar. Ya que el modo tradicional que pueda utilizarse para acreditar la identidad de las partes al estar presentes, en los medios electrónicos y a distancia no se podrán utilizar, con lo que deberán utilizarse otros medios que acrediten la identidad de la otra parte, para ello puede servir la firma electrónica o los terceros de confianza.

En cuanto al procedimiento utilizado para realizar la contratación de productos y servicios por medios electrónicos, el derecho no exige un procedimiento determinado para que exista un contrato, solamente se exige que haya un objeto, una causa y un consentimiento en el contrato para que éste sea válido. El objeto sería el bien o servicio a contratar, la contraprestación la causa que motiva que se entregue el bien o el servicio y el consentimiento la manifestación de voluntad de contratar. Por tanto, al formalizar el contrato por medios electrónicos, si se puede probar que hay estos elementos, objeto, causa y consentimiento, existirá un contrato entre las partes, independientemente de el procedimiento y forma en la que se lleve a cabo esta contratación electrónica.

En cuanto a la facturación y el pago de dichas facturas en estos procesos automatizados de contratación, serán también realizadas por medios electrónicos y a distancia. La reglamentación que regula la utilización de la factura electrónica, únicamente exige que sea aceptada previamente por el destinatario, por tanto para que no surjan problemas en cuanto a la aceptación de este formato de factura, se debe incluir en las condiciones de contratación que aceptan las partes, que el sistema utilizado para la facturación será electrónico. Y en cuanto al formato que debe utilizarse a la hora de emitir esta factura electrónica, valdrá cualquier formato que garantice la integridad y autenticidad de la factura. Admitiendo la normativa sobre facturación que esta autenticidad e integridad se garantice mediante controles que permitan conectar la factura con el producto entregado o servicios prestado. Por tanto no tendrá que utilizarse firmas electrónicas o formatos similares, sino simplemente un documento electrónico: Pdf, Word, Excel, etc.

La implantación de un sistema de adquisición de bienes y servicios automatizado como el e-procurement no debe dejar de lado los aspectos de la contratación, ya sea por la exigencia de cumplir unas normas o por el propio interés del comprador y vendedor de que las operaciones de compra-venta tengan efectos y validez jurídica.