Cada vez es más habitual que la gente utilice el WhatsApp en el ámbito profesional. Las empresas para comunicarse con sus clientes, empleados y proveedores. Y los autónomos o profesionales para contactar con sus clientes.

Pero el uso del WhatsApp para comunicarse en el trabajo supone nuevos riesgos en el ámbito del cumplimiento de las leyes y la privacidad, ya sea para el contacto con clientes o la relación con los empleados.

Si una empresa o profesional utiliza el WhatsApp para enviar comunicaciones a sus clientes sobre cualquier cuestión sobre la relación que existen entre ambos, como la confirmación de pedidos y entregas o el envío de información y documentación, este uso de los datos personales del cliente podrá llevarse a cabo dado que se ampara en una relación contractual cuya ejecución habilita este tratamiento de datos personales. Pero puede verse afectada la seguridad y la confidencialidad de la información, algo de lo que será responsable sobre toda la empresa, el autónomo o el profesional. Por ejemplo, por el hecho de no realizar copias de seguridad de esta información al conservarse en los propios dispositivos y no en un servidor o soporte externo, por no controlar quien puede acceder a esta información o no limitar su conservación.

En el caso del uso del WhatsApp con los empleados, el empresario puede establecer esta herramienta como medio de comunicación con sus trabajadores bien en mensajes directos o mediante la creación de grupos para distribuir información o documentación de la empresa o para que los propios empleados lo utilicen como su medio de contacto entre ellos. Algo que puede suponer, en especial cuando el dispositivo utilizado por el empleado es particular y no de la empresa, donde usa el WhatsApp para fines personales y privados, un problema de confidencialidad por no controlar quien accede y el tiempo en el que esta accesible esta información o de disponibilidad, si no se puede recuperar la información ante la perdida o borrado de los dispositivos.

Aparte, los empleados por el uso habitual que hacen del WhatsApp en el ámbito personal y particular, muchas veces no verán el momento de desconectarse del trabajo, si se comunican con el jefe o compañeros por WhatsApp, viendo así vulnerados sus derechos digitales en lo relacionado a la desconexión digital de la jornada de trabajo. Dado que al utilizar en todo momento el WhatsApp para cuestiones personales, les creará la costumbre o dependencia de consultar los mensajes del trabajo, sintiéndose “obligados” a responder, dado que quien envío el mensaje sabe que se ha leído. No terminando nunca la jornada de trabajo, cuando se esta ya en su casa, en tiempo de descanso, fin de semana o de vacaciones.

A la hora de utilizar el WhatsApp en el trabajo se deben establecerse las condiciones-normas que regulen el uso del WhatsApp, donde se informe y acuerde quien envía y recibe los mensajes, que información se puede compartir, en que condiciones y con que dispositivo, a quien, en que horarios y con que garantías de seguridad y confidencialidad, entre otras cuestiones. Consiguiendo así que, por un lado se cumplan los requisitos legales en cuanto al manejo de datos personales e información y por otro, la no vulneración del derecho digital del trabajador a la desconexión digital en el ámbito laboral.

Gonzalo M. Flechoso
(Abogado – CISA)